Bewerbung

Datenschutzhinweise für Auszubildende, Schülerinnen, Schüler, Studierende und Teilnehmende der Fort- und Weiterbildung

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Artt. 13, 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Bewerbung um einen Schul- oder Ausbildungsplatz sowie der anschließenden Durchführung der Aus-, Fort- und Weiterbildung an der Pflegeschule, der Fachschule für Sozialpädagogik und der Fachschule für Heilpädagogik der Stiftung SPI erheben und verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Stiftung SPI – Sozialpädagogisches Institut Berlin »Walter May«
Geschäftsbereich Fachschulen, Qualifizierung & Professionalisierung
Hallesches Ufer 32-38
10963 Berlin
Telefon: +49 30 2593739-0
E-Mail: fachschulen(at)stiftung-spi.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der Stiftung SPI erreichen Sie unter:

datenschutz nord GmbH
Standort Berlin
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
E-Mail: office(at)datenschutz-nord.de

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, Schülerinnen und Schülern, Auszubildenden sowie Teilnehmenden der folgenden Bildungseinrichtungen und Bereiche des Geschäftsbereichs Fachschulen, Qualifizierung & Professionalisierung der Stiftung SPI:

• Pflegeschule (Ausbildung zum Pflegefachmann/zur Pflegefachfrau sowie zum Pflegefachassistenten/zur Pflegefachassistentin)
• Fachschule für Sozialpädagogik (Ausbildung zum Erzieher/zur Erzieherin)
• Fachschule für Heilpädagogik (Ausbildung zum Heilpädagogen/zur Heilpädagogin
• Bereich Weiterbildung des Geschäftsbereichs Fachschulen, Qualifizierung & Professionalisierung der Stiftung SPI.

Die Datenschutzhinweise informieren sowohl über die Verarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens als auch über die anschließende Verarbeitung während der Aus-, Fort- und Weiterbildung.

4. Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

4.1 Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Bewerbung um einen Schul-, Fort- oder Weiterbildungsplatz erheben wir die im Folgenden aufgeführten Daten. Welche Daten konkret verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Bildungseinrichtung bzw. der angestrebten Aus-, Fort- und Weiterbildung ab.

4.1.1 Pflegeschule (Pflegefachmann/-frau und Pflegefachassistent/-in)

• Anrede, Name
• Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift
• Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto
• Ausbildungsart, Ausbildungsstart
• Schulabschluss, ggf. aktuelle Zeugnisse
• Nachweis der Zeugnisanerkennung, sofern der Schulabschluss nicht in Deutschland erworben wurde
• Nachweis des Berufsabschlusses, ggf. Verkürzungsbescheid durch die Schulbehörde
• Angaben zu einem Ausbildungsvertrag mit dem Träger der praktischen Einrichtung
• Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto
• Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis
• Ggf. Nachweis zum Aufenthaltsstatus

4.1.2 Fachschule für Sozialpädagogik (Erzieher/Erzieherin)

• Anrede, Name
• Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift
• Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto
• Ausbildungsart, Ausbildungsstart
• Schulabschluss, ggf. aktuelle Zeugnisse
• Nachweis der Zeugnisanerkennung, sofern der Schulabschluss nicht in Deutschland erworben wurde
• Nachweis des Berufsabschlusses
• Nachweise über Berufstätigkeit, sofern diese für die Zulassung zur Ausbildung erforderlich sind
• Nachweise über förderliche Tätigkeiten im sozialpädagogischen oder sozialpflegerischen Bereich mit einem Zeitraum von mindestens 8 Wochen
• Schriftliche Zusage des Arbeitgebers oder Kopie des Arbeitsvertrages für eine Arbeitsstelle in der Tätigkeit einer Erzieherin / eines Erziehers
• Erweitertes polizeiliches Führungszeugnis (nur Vollzeitstudium)
• Äärztliches Gesundheitszeugnis (nur Vollzeitstudium)

4.1.3 Bereich Fort- und Weiterbildung

• Anrede, Name
• Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift
• Berufliche Qualifikation
• Bewerbungsschreiben, Lebenslauf
• Berufsabschlusszeugnis und staatliche Anerkennung (je nach Aufnahmevoraussetzungen der Fort- und Weiterbildung)
• Nachweise über die Berufstätigkeit (je nach Aufnahmevoraussetzungen der Fort- und Weiterbildung)
• Ggf. Nachweise über Zusatzqualifikationen

4.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung im Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Prüfung Ihrer Bewerbung sowie der Entscheidung über die Aufnahme in die jeweilige Aus-, Fort- bzw. Weiterbildung.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Soweit im Bewerbungsverfahren Gesundheitsdaten verarbeitet werden (insbesondere ärztliches Gesundheitszeugnis), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen schul-, ausbildungs- und berufsrechtlichen Vorschriften (insbesondere Schulgesetz Berlin, Pflegeberufegesetz, Pflegefachassistenzgesetz, Sozialberufe-Anerkennungsgesetz, Sozialpädagogikverordnung und zugehörige Ausführungsvorschriften).

Soweit ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis verlangt wird, beruht die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 30a BZRG sowie den einschlägigen ausbildungsrechtlichen Vorschriften. Die Verarbeitung dient dem Schutz der zu betreuenden Personen, insbesondere von Kindern und Jugendlichen.

4.3 Quellen der Daten

Wir erheben die Daten grundsätzlich unmittelbar bei Ihnen. Bei im Ausland erworbenen Schul- oder Berufsabschlüssen prüft die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie, ob die Abschlüsse für die jeweilige Ausbildung anerkannt werden können. In diesem Zusammenhang können wir auch Informationen von der Senatsverwaltung erhalten.

4.4 Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der genannten Daten ist für die Bewerbung und die Entscheidung über die Aufnahme erforderlich. Sofern Sie die Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung nicht prüfen und keinen Ausbildungsplatz anbieten.

4.5 Speicherdauer

Bewerbungsunterlagen werden bei einer erfolgreichen Bewerbung in die Schüler- bzw. Auszubildendenakte überführt und für die Dauer der Aus- bzw. Fortbildung sowie nach deren Beendigung entsprechend den einschlägigen schul- und ausbildungsrechtlichen Vorschriften gespeichert.

Bei einer nicht erfolgreichen Bewerbung werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. vernichtet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder ein berechtigtes Interesse an einer längeren Aufbewahrung (z.B. zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche nach dem AGG) besteht.

5. Datenverarbeitung während der Aus- bzw. Fort- und Weiterbildung

5.1 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Nach Aufnahme in die Aus-, Fort- und Weiterbildung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Schul- bzw. Ausbildungsverhältnisses bzw. der Durchführung der Fort- oder Weiterbildung. Hierzu gehören insbesondere:

• Verwaltung der Studierenden- /Auszubilden- bzw. Teilnehmendenakte
• Organisation und Durchführung des Unterrichts und der praktischen Ausbildung
• Leistungsbewertung, Prüfungsorganisation und Zeugniserstellung
• Kommunikation mit Ihnen sowie ggf. mit dem Träger der praktischen Ausbildung oder Arbeitgebenden
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegenüber Aufsichts- und Anerkennungsbehörden

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Schul- bzw. Ausbildungsvertrages) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen schul-, ausbildungs- und berufsrechtlichen Vorschriften (insbesondere Schulgesetz Berlin, Pflegeberufegesetz, Pflegefachassistenzgesetz, Sozialberufe-Anerkennungsgesetz, Sozialpädagogikverordnung und zugehörige Ausführungsvorschriften). Soweit Daten besonderer Kategorien (insbesondere Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit den genannten Vorschriften.

5.2 Verwendung der E-Mail-Adresse

Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen, Rundschreiben, Terminänderungen oder Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Aus- bzw. Fort- oder Weiterbildung zu übersenden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse nach Beendigung der Aus- oder Weiterbildung, um Sie über Angebote und Neuigkeiten der Fachschulen zu informieren, erfolgt nur, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

5.3 Verwendung von Fotos

Wir verwenden ein Foto für die interne Kursorganisation, insbesondere zur Identifikation in Klassen- bzw. Kurslisten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Veröffentlichung von Fotos auf den Websites oder Social-Media-Seiten der Stiftung SPI oder ihrer Projekte zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der Stiftung SPI erhalten nur diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe benötigen. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur in den nachfolgend beschriebenen Fällen.

6.1 Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie

Bei im Ausland erworbenen Abschlüssen erhalten wir die Ergebnisse der Anerkennungsprüfung durch die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Anerkennungsvorschriften.

6.2 Träger der praktischen Ausbildung, Arbeitgeber

Soweit Sie die Ausbildung im Verbund mit einem Träger der praktischen Ausbildung oder einer Praxisstelle absolvieren, tauschen wir mit diesem die zur Durchführung der Ausbildung oder des Studiums erforderlichen Daten aus (u.a. Stamm-, Anwesenheits- und Ausbildungsdaten). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen ausbildungsrechtlichen Vorschriften.

6.3 Aufsichts- und Anerkennungsbehörden

Soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, übermitteln wir Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Anerkennungsbehörden (insbesondere Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie sowie zuständige Behörden im Bereich der Pflegeausbildung). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.4 Auftragsverarbeiter

Wir bedienen uns für einzelne Verarbeitungen Auftragsverarbeitern, die ausschließlich nach unseren Weisungen und auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden. Insbesondere sind dies:

6.4.1 BigBlueButton (Videokonferenzen, Online-Seminare, Distanzunterricht)

Für die Durchführung von Videokonferenzen, Online-Seminaren und Distanzunterricht nutzen wir den Dienst BigBlueButton. Die genutzte BigBlueButton-Instanz wird von der JAR Media GmbH im Wege einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für die Stiftung SPI gehostet und betrieben.

Bei der Nutzung werden insbesondere Stamm-, Verbindungs-, Inhalts- und Nutzungsdaten (u.a. Name, E-Mail-Adresse, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Metadaten der Sitzungen) verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.4.2 WWSchool (Lernplattform)

Für die Unterstützung der schulbezogenen Arbeits- und Lernprozesse nutzen wir die Lernplattform WWSchool des Anbieters DigiOnline GmbH. Mit dem Anbieter besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Plattform unterstützt die Schul- und Unterrichtsorganisation und stellt insbesondere folgende Funktionen bereit: E-Mail-Adressen und E-Mail-Verteiler für Gruppen, Klassen und Eltern; geschützte Arbeits- und Informationsbereiche sowie Dateiablagen für Schule, Kurse, Gruppen und einzelne Nutzer; Werkzeuge für die Kommunikation (Messenger, Foren, Chats, Web-Konferenzen); Werkzeuge für die Kooperation (Wikis, Aufgaben, Lesezeichen, Mailinglisten) sowie für die Organisation (Kalender, Vertretungsplan, Ressourcenverwaltung, Formulare, Sprechstunden).

Als Lernmanagement-System (LMS) ermöglicht die Plattform zudem das Erstellen, Verteilen und Bearbeiten digitaler Lerninhalte, die Dokumentation und Reflexion des persönlichen Lernprozesses in individuellen Lerntagebüchern sowie die Bereitstellung klassenbezogener Lernpläne zur Transparenz von Unterrichtsthemen und Lernschritten und zur individuellen Lernerfolgskontrolle.

Bei der Nutzung werden insbesondere Stamm-, Kommunikations-, Inhalts- und Nutzungsdaten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.5 Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Sollte im Einzelfall eine solche Übermittlung erforderlich werden, erfolgt diese unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen. Im Einzelnen:

• Bewerbungsunterlagen: bei nicht erfolgreicher Bewerbung Löschung spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens;
• Schüler-, Studierenden-, Auszubilden- bzw. Teilnehmendenakten: Speicherung für die Dauer der Aus- bzw. Fortbildung sowie darüber hinaus entsprechend den einschlägigen schul- und ausbildungsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften;
• Zeugnisse, Prüfungsunterlagen und Nachweise über staatliche Anerkennungen: Speicherung entsprechend den einschlägigen schul-, prüfungs- und berufsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften;
• Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden (z.B. Foto-Veröffentlichung, Alumni-E-Mails nach Ausbildungsende): bis zum Widerruf der Einwilligung.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder vernichtet.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen – jeweils nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen – die folgenden Rechte gegenüber der Stiftung SPI zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Ziff. 1 oder Ziff. 2 genannten Kontaktdaten.

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Stiftung SPI zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für die Stiftung SPI zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin
E-Mail: mailbox(at)datenschutz-berlin.de

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.